オムロン ヘルスケアが「One人事」でExcelベースの力量管理から脱却　導入を決めた特長とは

システム導入によって力量管理者の負担が軽減

——これまで行ってきた力量管理について教えてください。

橋本正夫氏（以下、橋本）　私ども開発推進部には、血圧計や体温計などの設計に携わるメンバー（以下、設計者）がいます。設計者の力量が製品品質の確保に直接関わってくるため、1人ひとりの力量管理（取得した資格や技術・技能、知識などの管理）は10年前から行っており、その仕組みも確立できました。

　しかし、設計者の力量をまとめている「一覧表」は部課別のExcelフォーマットでつくられており、組織変更や人事異動のたびに、力量管理の担当者（渡邊氏）が手作業で更新する必要がありました。また表を印刷したとき、用紙がA3サイズであっても文字がたいへん小さく、読みづらいのが悩みでした。

　さらに、Excelフォーマットであるため、個人情報保護の観点で、一覧表は限られたマネージャーしか閲覧できませんでした。設計者本人も自分のデータを直接は閲覧できません。データ活用や情報公開はごく限られているという状態でした。

　なお、一覧表は1年ごとに更新しています。その年に誰がどのようなスキルを身に付けることが望ましいか、スキルの級を上げるか上げないかといった計画を期初に立て、期末にマネージャーが実績を承認して、印刷した一覧表に署名・押印してバインダーに綴じて保管しています。

——一覧表をなぜわざわざ紙に印刷するのですか。Excelといえどデジタルデータですから、管理は紙よりも楽だと思うのですが。

橋本　これは法規制要求で、データだけだと改ざんが分からないためです。いつ、どのように行われたのかの履歴も残りません。そうなると、情報として信用できないということになります。それで力量管理者の渡邊に、膨大なタスクを負担させていました。

　更新時には、各部門の設計者個人からの申請用データや、マネージャーが承認したデータを紙やメールでもらい、一覧表に入力します。入力の前には部門全体での承認も必要で、渡邊はその資料自体もつくっています。承認後、一覧表に入力もします。

——渡邊さんは力量管理者として、他にどんなご苦労をされていますか。

渡邊庸一郎氏（以下、渡邊）　設計者から力量に関する問い合わせが来たときの回答に手間がかかります。一覧表は限られたマネージャーしか閲覧できないので、各設計者からの問い合わせ、たとえば、自分の力量を知りたいとか、何が認定されているのかというような質問は、すべて私に集中します。そのたびに一覧表の内容を確認し、回答をするのですが、そのやり取りが大変なんです。一覧表は個人情報保護の観点で厳重に管理しないといけませんが、もっと有効に活用できないのかなと思っていました。

　今回のタレントマネジメントシステム導入で、人事異動のたびに一覧表に入力する手間は省けましたし、設計者自身がログインして、自分のデータをチェックできるようになりましたから、私への問い合わせはかなり減るでしょう。年度末にどうなるのか、とても楽しみです。

情報が見やすく集約され、人財育成の加速にも期待

——いまお話に出ましたが、2024年10月にタレントマネジメントシステム「One人事［タレントマネジメント］」（以下、One人事）を、開発推進部で導入されました。感じていらっしゃるメリットを教えてください。

橋本　管理する側の立場としては、システムからたどれば全情報に行き着く、情報の集約が大きいです。力量にもいろいろあり、機械系あるいは電気系としての設計スキルがどれぐらいなのか、というのもあれば、リスクマネジメントができるのか、（設計の）レビューができるのか、といったものもあります。これまでは、それぞれの力量の情報が分散しており、いろいろなところを確認する必要がありました。

　さらに、設計者1人ひとりに今年度どんな育成をするかの情報は、別のツールにありました。とにかく情報がいろいろなところにあるので、本当に分かりづらい。それがOne人事の導入で、マネージャーは自分の部署のメンバーの力量を、メンバー一覧からワンクリックで確認できるようになりました。過去の育成の計画や実績もすべて見られます。

——それは大きいですね。これまでだと上書きされるため、時系列で見られなかったのですか。

橋本　そうです。異動してきた社員が数年前にある力量を身に付けた、あるいは教育を受けていたとします。認定されていない場合は、異動に伴ってその情報が消えることが多いんです。その点も解決され、スピード感をもって社員を育成できると期待しています。

　ただ、実はデータ管理だけを考えた場合、従来の仕組みを続けることにあまり問題を感じていませんでした。やはり、社員1人ひとりが自分のスキルを見られるようにすることで、自分はどう成長していけばよいかを考えてほしい。それが会社の成長につながると考えています。

　設計者個人もOne人事にログインすると、自分がどんなスキルを持っているか・認定されているか、育成の計画や実績など、すべて分かります。社内の他の場所に情報が掲示されている場合も、そこへのリンクが画面にあるので、すぐたどり着けます。

渡邊　力量申請にあたっては、申請した資格を身に付けたエビデンス（証拠）を出してもらう必要があります。One人事導入以前はこれも私が整理していました。これらをシステム化すると手間が省けるうえ、エビデンスを出してもらう作業がスムーズに進み、ありがたいです。将来、エビデンスも含めて、社員が自分でシステムを使って技量の申請ができるようになると、さらに効率化が進むと思います。

One人事を選んだ決定打とワンデータベースならではの将来性

——タレントマネジメントシステムの選定では何製品も比較検討されたかと思います。その中でOne人事を選んだ理由は何ですか。

橋本　セキュリティを守るため、細かな設定制御ができる点に魅力を感じました。また一覧表は、タレントマネジメントシステム導入後もこれまでどおり、Excelフォーマットでの紙管理が必要でした。そうしないと法規制を満たせないのです。その点、One人事はシステムをつくったりExcelのマクロを組んだりといった手間なく、ボタン1つで、データをこれまでどおりの一覧表のExcelフォーマットへ出力できます。これが最終的な決定打になりました。

——タレントマネジメントシステムの選定は渡邊さんが主導されたそうですが、One人事のどのような点を評価したのでしょうか。

渡邊　社内で決められたExcelフォーマットに出力できることは、作業効率化の面で非常に大きいと思いました。情報公開に細かい設定制御ができるなど、他にもさまざまなメリットがありましたが、やはりExcelフォーマットにデータを落とし込めることが選定の決め手になりました。

——情報公開の設定制御については、ベンダーであるOne人事さんからアピールしたことはありますか。

宮原一成氏（以下、宮原）　One人事ではかなり細かいセキュリティがかけられます。たとえば、入力項目単位で公開対象を限定するなど、細かい権限の制限ができます。オムロン ヘルスケアさんが考えていらっしゃる、データを集めたいけれど閲覧できる人を限定したい、というケースに非常に適したものになっています。

——導入はスムーズに進みましたか。

橋本　次年度を見据えた2024年2月末にOne人事さんに相談し、トライアルを3月に済ませ、4月には導入を決めました。5～6月に一部の部門で使用を始め、10月から全部門に本格的に導入。導入コストが大規模にならず、部門内決裁で済むことができ、予定より早く進めることができました。

宮原　トライアルは3週間でしたけど、Excelフォーマットへの出力など、オムロン ヘルスケアさんの業務が間違いなく置き換えできるか、通常の導入に近い条件でご支援しました。

——最後に、One人事はタレントマネジメント以外にも、労務、勤怠、給与を提供されており、1つのデータベースで人財情報を一元管理できるということですが、そのメリットを教えてください。

宮原　HRという仕事を広い視野で見たとき、人を管理すること、人の成長を支援すること、この2つが大切です。労働人口が減っていく中でも、ワンデータベースによる業務の効率化と情報の可視化を通して、組織の成長に寄与できればと考えています。パフォーマンスが良い社員でも、夜中まで残業していては疲弊してしまいます。残業時間の長さといった勤怠の状況や給与など、情報を統合的に見ないと、人のマネジメントや支援はできません。ここにワンデータベースの価値があると思っています。

——なるほど。本日は皆様、ありがとうございました。

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