人事業務におけるタレントマネジメントシステム活用の考え方
タレントマネジメントシステムの活用と聞くと、「最適な異動配置案の作成」や「スキルの可視化によるキャリア自律の促進」「ポジション管理と後継者育成での活用」など、まさにタレントマネジメントシステムの導入目的となる取り組みをイメージされる方も多いと思います。本連載でも第3回以降で、そうした活用に関しての事例を紹介していきます。
ここではまず、タレントマネジメントシステムを活用した人事業務の自動化や簡素化の事例を取り上げます。第1回でも述べたとおり、活用の進め方のポイントは「少ない関係者で、設定負荷が低いところから始め、システム自体に習熟していく」ことです。そのため、一足飛びに経営層や現場での活用に取り組む前に、日常的な業務の効率化に活用するようにします。
人事業務でのタレントマネジメントシステムの活用を考えるうえで押さえるべきポイントは、従来型の人事関連システムとタレントマネジメントシステムの違いです。
給与計算システムや勤怠管理システムといった従来型の人事管理システムは対象業務に沿って組み立てられており、人事部が主なユーザーとなります。一方で、タレントマネジメントシステムは特定の業務を対象とせず、その会社の人材マネジメントに沿って組み立てることができます。また、人事部だけでなく、経営層や現場の管理職、一般社員もシステムにログインし、データを登録したり閲覧したりします。
もちろん従来型の人事関連システムでも、社員がシステムにログインしてデータを登録するということはあります。しかし、ここで登録しているデータは、出退勤時間や扶養家族の情報といった給与計算や年末調整などに必要なデータであり、登録させるデータを自由に設定できないケースが多いです。またデータの登録を促すときも、システムからの自動通知ではなく、社員に直接メールをする、社内のイントラネットに掲載するといった、別の連絡手段が必要となります。
一方、タレントマネジメントシステムはさまざまな人材情報が登録されているシステムであり、検索条件に合致した社員に通知を送ったり、登録されている情報を任意の条件で集計したりすることが得意です。登録する情報は各社が自由に設定できます。たとえば、パルスサーベイやスキル、資格の情報なども収集できます。また、特定の条件に合致する社員に対して自動でアラートやリマインドを送ることもできます。データ集計では、集計結果をダッシュボードなどに保存し、データの更新と合わせて最新の集計結果をダッシュボードに表示させるといったことも可能です。人事関連システムからデータをエクスポートしてExcelで集計する業務や、メールで社員へ個別に発信する業務はタレントマネジメントシステム上で行えます。
つまり、人事業務における「情報の発信と収集」「集計・レポーティング」が、タレントマネジメントシステムで自動化・簡素化できる業務といえます。
次節では、「情報発信と情報収集」「集計・レポーティング」業務における具体的な活用事例を紹介していきます。
