事例2｜社員へのアラート通知での活用
人事が担うべき重要な役割の1つに、人事データを活用した情報発信があります。たとえば、「月の残業時間が一定を超えた場合に注意喚起する」「免許や資格の更新を事前に知らせる」といったことですが、該当者の抽出や該当データの管理には一定の負荷がかかります。
こうした課題に対し、タレントマネジメントシステムを活用することで、データに基づいた自動でのアラート通知が可能になります。たとえば「20日時点で残業時間が40時間を超えた社員とその上司に、自動でメールを送る」といった設定ができます。
このような設定を行うことで、タレントマネジメントシステムに最新の勤怠データを登録（もしくは勤怠システムからの自動連携）すると同時にアラートを通知できます。勤怠管理システムにも同様の機能が備わっているケースもありますが、タレントマネジメントシステムでは、残業だけでなく会社が任意に送りたいアラートを設定できるため、実際の業務に合わせた応用が可能です。
B社では、免許証の更新アラートを、タレントマネジメントシステムを活用して自動化しています。B社は業務で車を使用するため、免許証が更新されているということは業務上不可欠です。そこでB社ではワークフロー機能を活用し、社員が免許証の更新期限をタレントマネジメントシステムに登録できるようにしています。
更新期限が近づくと「更新まで1ヵ月未満」という条件に合致し、自動で本人と上司にアラートが届く設定としています。結果として、タイムリーな注意喚起と情報管理が実現し、コンプライアンスや安全管理の質も高まっています。
