新人のオンボーディングをリモートで実施するためのベストプラクティス

本記事は、WalkMe株式会社のコラム「リモートワークの時代に、新人のオンボーディングはどうなる？」を一部編集して転載したものです（元記事）。

　新型コロナウィルスの感染拡大防止のため、多くの企業がリモートワークを推奨する中、リモートワークに必須となるリモート会議ツール、その代表格であるZoomが注目を浴びています。そして、リモートワークをうまく機能させるためのノウハウも、これまで実践してきた企業や個人からインターネット上で共有され、一気にリモートワークが浸透する機会となっています。

　さらに、新卒採用・経験者採用においても、オンライン説明会やWeb面接が広まりつつあり、今後、採用後の「オンボーディング」のプロセスについてもリモートで実施できる体制が求められつつあります。

　オンボーディングとは、新しい社員が会社に入り、業務やチームに馴染み、組織の一員として戦力になるまでの一連の受け入れ〜定着化〜戦力化のプロセスのことを指します。

　オンボーディングは、通常のオフィスでの受け入れにおいても、新入社員の短期離職を避け、より短い期間で新入社員が力を発揮して、組織の戦力となってもらうために、非常に重要なプロセスです。リモートで実施する場合には、さらに注意が必要となります。

　そこで、リモートでの新人のオンボーディングを成功させるためのベストプラクティスを、以下に紹介します。

1. オンボーディング設計

オンボーディングプロセスを整理・定義する

• 入社時にするべきことの定義
  入社当日・翌日など、まずすぐにやるべきPCセットアップ、入社手続き書類など、主に人事・情報システム部門が行うべきタスクをまとめます。
• 最初の1週間、1か月間で行うべきことの定義
  各種ツールが使えるようになる、関係するチームメンバーと顔合わせするなど、いつ頃までに何をしておくべきかおよそのスケジュールを作ります。
• 継続的に行うべきことの定義
  上長との1:1、チームの週次定例ミーティング、全社ミーティングなどを継続的に行うことを定義します。

Onboarding Checklistを作成する

　新人メンバーが知るべき情報を全てリストアップして、ToDoリストとして渡せるようにします。このOnboarding Checklistは一般的に、全社共通のものが1つと各部のものが1つ必要になります。

リモートでオンボーディングをするために適したツールを使う

• リモート会議ツール（Zoom、Whereby（元appear.in）、Googleハングアウトなど）
  1:1〜Nでの会話やレクチャーに用います。
• デジタルアダプションツール（WalkMeなど）
  会社に中にある様々なシステム――経費精算、勤怠管理、各種申請、顧客管理、営業管理、問い合わせ管理など――について、どの画面から何ができるのか、まずどのように操作するのか、そうした各種システムの操作をガイドするのがデジタルアダプションツールです。
  マニュアルを用意して操作方法を学んでもらうこともできますが、マニュアルを読んでもらえない、マニュアルを読んでも実際に操作しようとしてもできないなどで、効果は発揮しづらいです。
• eラーニングツール
  Litmosのようなeラーニング学習管理システムや、一般ビジネス教養を身に付けられるグロービス学び放題など、多様なツール・サービスが日本国内でも展開されています。コンプライアンス、セキュリティなどほぼ全員が受けるべき知識研修にはeラーニングツールが適しています。
• 情報共有、ナレッジ蓄積ツール
  Confluence、Kibela、Qiita Teamなど。各部の業務に関するナレッジを蓄積するには、社内Wikiが適しています。