HRzine Day 2020 Autumn セッションレポート｜ #2（AD）

勤怠・給与・経費から会計までバックオフィス業務を効率化する「マネーフォワードクラウド」の実力

2020/12/03 06:00

　“新しい働き方”が求められる中で、バックオフィスの在り方もまた変化しつつある。一人ひとりに働きやすい環境を提供するために、どのような仕組みやシステムを導入すべきなのか。株式会社マネーフォワード HRソリューション本部ダイレクトセールス部の山川拓哉氏は「バックオフィスにおける真の効率化や情報の有効活用を実現するためには、人事労務領域内の情報連携はもちろん、バックオフィス全体を滑らかにつなげる考え方が必要」と語る。陥りがちな「1つだけクラウドにしても問題」を例に挙げながら、人事労務から会計まで、経営に効くクラウド活用について解説した。

バックオフィスの業務効率化とデータ活用に貢献し経営を強化

　2012年の創業以来、マネーフォワードは「お金を前へ。人生をもっと前へ。」をミッションに掲げ、お金の見える化サービス「マネーフォワード ME」から、企業の経営分析まで”お金”にまつわるサービスを多岐にわたって提供してきた。その中で、企業のバックオフィス業務の課題を解決し、生産性や経営力向上を可能にするのが「マネーフォワードクラウド」だ。

　山川氏は、「バックオフィス業務は単なる事務作業ではなく、経営にとって重要な情報源だと考えている。バックオフィス業務を効率化することで、その業務に関わる人の生産性向上はもちろん、情報を正確に把握し、共有できるようになることで“経営をもっと前へ”と進めることができる」と語り、「いい会社はバックオフィスが強いと捉えている。直接利益を生み出すものではないとして、バックオフィスへの投資は後回しになりがちだが、ここが経営のキモになるのは間違いなく、ぜひとも改善に向けた第一歩を進んでほしい」と訴えた。

　マネーフォワードクラウドには、会計、経費精算ソフトなどの経理関連のサービス、給与計算、勤怠管理ソフトなどの労務サービスなど、企業のバックオフィス全般に幅広く対応したサービスが用意されている。SmartHRやオフィスステーションといった、他社の労務管理などのサービスとも連携して活用できるのが大きな強みだ。

コロナ禍でリモートワークや情報共有を目的にクラウド化が進む

　かつて多くのバックオフィス業務は、PCにインストールしたアプリケーションソフトを使い、Excelでまとめたものを紙に出力するなどしていた。それがネットワークでの共有などを目的として、クラウド化するケースが急増している。それに拍車をかけたのが、コロナ禍によるリモートワークの普及だ。

　山川氏は、「かつては『無理にクラウド化しなくても』とか、『クラウドのメリットは投資するほどではない』というような声をいただくことも多かった。しかし、コロナをきっかけに働き方が変わらざるを得なくなり、緊急事態宣言下でリモートワークなど半ば強制的にネットワーク共有型での働き方を体験したことで、『こういった働き方ができるんだ』と気づきがあった」と振り返り、「コロナ以降も、新しい働き方をずっと容認するだけでなく、むしろ積極的に推進するために準備しようという企業が増えた実感がある」と語った。

　当然、コロナ禍により「クラウドである」ということ自体のメリットが高まっているのは明白だ。たとえば、「全社でリモートワークになったが、労務システムは会社にしかないから出社した」「給与明細を従業員の自宅に郵送するために出社した」「勤怠はいまだ紙への打刻で出社管理が大変」などの問題も、全てクラウドシステムでなら容易に解決ができる。そもそも労務経理も含めたデータの連携に人間の手作業が工数としてかかっていたことは明らかで、クラウドで解決できるとなれば、クラウドに移行するのは必然だ。

　ただしその一方で、「クラウド化するには何からはじめればいいのか」「紙に異存しすぎている（から、クラウド化ができないのでは？）」「一気に導入してしまうと相当なコスト・工数がかかるのでは」というような悩みの声も少なくない。しかし、山川氏は「クラウドというと大きな基幹システムを含めて……と考えがちだが、そんなことはない。どんなに小さい部分からでも相談いただければ」と語る。

　バックオフィスの改善事例として、マネーフォワードクラウド自身の事例もネット上で公開しているという。興味のある方は、見てみてはいかがだろう。

“常に最新”であることで変化に対応、“つながる力”で全社のデータ連携を可能に

　そもそもクラウド自体のメリットといえば、まずバージョンアップや機能追加が迅速なことだろう。マネーフォワードクラウドで提供しているサービス「マネーフォワードクラウド会計」では、コロナ禍の最中、緊急で実装した機能もあるという。たとえば、持続化給付金の受給可否を自動的に判定する機能もその1つ。また、同じくマネーフォワードクラウドで提供しているサービス「マネーフォワードクラウド給与」側でも、雇用調整助成金の申請をサポートする機能が実装された。

　山川氏は「災害やコロナ禍のようなことが今後絶対にないとは言い切れず、万一の際や大きな変化に対応するためにも、迅速なバージョンアップや機能追加ができるクラウド化が望ましい」と強調した。

　そしてもう一つ、システム同士で“つながりやすい”こともクラウドシステムのメリットだ。マネーフォワードクラウドも業務や人をつなぎ、HRzine Dayの参加企業の多くのクラウドシステムとも簡単に情報連携が可能だという。たとえば、マネーフォワードクラウド会計を中心に、購買や支払い請求など多く連携ができるようになっており、他社のクラウドシステムとも連携できる。

　山川氏は「人事労務関連の方は、その範囲でシステムを見ているかもしれないが、ぜひ会社全体を見渡す視点に変えてみてほしい」と語り、バックオフィス関連のシステムが他の部門と連携する様子を紹介。「人事労務部門内での連携がまだできていないというかもしれないが、他の部門との連携も含めたシステム導入を併せて考えてほしい」と述べ、「業務の連携を構想するには、まず課題の棚卸しをしたり、業務の関連図を作成したり、可視化を行ったりすることが大切」と語った。

クラウドシステムで業務と人をつなぎ、ひと続きでの効率化を図る

　業務や人を「つなげるシステム」が大事といっても、「業務1つだけをクラウド化しても……」という人もいるだろう。当然ながら業務は「作業のつながり」だ。たとえば、入退社の手続きに始まり、勤怠管理や給与計算、会計仕訳というように順に流れていく。その1つの給与計算だけをクラウド化したとしても、勤怠の集計や従業員情報などがExcelや紙になっていれば、「別のシステムに入力する作業が発生」「フォーマットが統一されずCSVを整えるのが手間」「勤怠や従業員情報の入力の整備が面倒」というように、工数が増える例も少なくない。

　山川氏は「クラウドシステムをつなげ、業務で発生するデータを連携させることで、ある業務だけでなく、全体的な作業効率が上がる。部分的に導入する際でも、先々つなげられる設計思想のものを導入することが大切」と強調した。

　業務連携のもう一つのカギが、クラウドによる「人」の連携だ。多くの人が関わる業務は想像以上に多い。たとえば、労務業務だけでも、社労士や労務担当者、従業員がそれぞれ順に作業をしなければ仕事が終わらない。しかし、オンプレミスのシステムを使っていると連携が難しく、従業員から書類を回収したり、給与明細を渡したり、物理的な紙を受け渡したりするのに加え、電話やメールもかなり煩雑なものになる。

　そこで山川氏が提案するのは、クラウドシステムで「人」をつなぐことだ。たとえば、入退社管理から勤怠管理、年末調整、社会保険の手続までをスムーズに終えるためには、縦軸に業務、横軸に「人」をつないでいく。また、連携するシステム同士を導入すれば、勤怠管理、給与計算や年末調整、社会保険の書類作成、最後に社会保険の手続きまでが一括で連携し、効率化が図れるというわけだ。

「マネーフォワードクラウド給与」で給与管理の効率化を阻む3つの壁を解消

　クラウドシステム同士の連携による業務効率化をゆくゆく見据えるとしても、まずはどこからクラウド化するべきか。山川氏は「最も効果が出る部分がおすすめ」という。これから年末調整にかけて忙しくなる時期、マネーフォワードクラウド給与での業務効率化を狙うなら今ならまだ間に合うという。

　マネーフォワードクラウド給与は、①Web給与明細、②ペーパーレス年末調整、③情報の自動更新・日々の機能改善、④多数の他社クラウドシステムとの連携、という4つの大きな機能を持つ。これらによって給与関連業務の効率化を阻む“3つの壁”が解消し、コロナ禍対策や働き方改革でも注目されるリモートワークの実現にもつなげることもできる。

　まず1つめの壁である「紙の給与明細」では、印刷配布の手間や印刷代・人件費の負荷が問題であり、コロナ禍の際も封入して投函するという作業のために出社したという話も少なくない。マネーフォワードクラウド給与でクラウド化すれば、スマートフォンやパソコンで給与明細が見られ、封入作業も不要になる。

　2つ目の壁の「紙での年末調整」も、年に一度とはいえ、書類の多さや郵送作業の負担、入力ミスや漏れのリスクに加え、「eLTAXでの電子申請が不安」といった問題がある。マネーフォワードクラウド給与ならば、ウェブ上で従業員が入力できるマイページが用意され、ログインして簡単なアンケート形式で回答・入力すれば情報の提出がかなう。生命保険料控除証明書の原本も画像でアップロードできるようになっており、全ての情報入力が完了したらそのまま専用の書類ができる、いわばペーパーレスで年末調整ができる。

　そして3つめの壁は、「データ連携の不備」だ。たとえば人事異動が発生したとき、システムごとの修正は大きな負担になる。また、勤怠データと給与計算システムの未連携、給与支給額や立替経費のデータの経理への手渡しなど枚挙にいとまがない。マネーフォワードクラウド給与なら、こうした課題を解決できるという。

「マネーフォワードクラウド勤怠」で勤怠管理の効率化を阻む3つの壁を解消

　続いて、「マネーフォワードクラウド勤怠」について紹介が行われた。①Web勤怠打刻・自動集計、②ペーパーレス勤怠申請、③有給管理・シフト管理、④拠点別集計、⑤充実した導入サポート、⑥見やすい画面などの特徴があり、ここでも勤怠管理の効率化を阻む3つの壁を解消し、テレワークの実現を促進するという。

　山川氏が1つ目の壁として挙げる「紙のタイムカード」は何かと手間がかり、テレワークの際には客観的に勤務時間を管理できない。さらに集計から給与計算までにも時間と手間がかかり、出勤簿は3年間保存する必要がある。クラウド勤怠を導入すれば、Web打刻で保管が容易になり、集計・給与計算も自動化され、作業時間を大幅に削減できる。なおスマートフォンでも打刻が可能だ。

　そして2つめの壁が「客観性・管理の不届き」である。山川氏は「手書きの出勤簿なら客観性が担保されるのか疑問。自己申請ながら一目瞭然で状況が可視化できる勤務管理のほうが客観的」と語り、前述のWeb打刻に加え、GPS打刻、拠点ごとの労働時間の集計およびクラウドでの一元管理などの機能について紹介した。

　そして3つめの壁が「ITに詳しくないので導入が不安」というものだ。山川氏は「有償ながら実運用開始まで専任担当者が伴走し、フォローのもと設定を行う個別設定会も用意されている」とサポートの充実をアピールした。行うべきことを順に消し込みながら、ステップバイステップで導入を進める「タスク管理表」も用意されている。

マネーフォワードクラウドの導入事例を紹介

　山川氏は先に紹介した「入退社手続き、勤怠管理、給与計算、会計仕訳」の一連業務におけるデータ連携について、デモンストレーションを実施。さらに、ほぼすべてのシステムを切り替えたという事例を紹介した。

　バックオフィスで170名のスタッフがいるシステムインテグレータの事例では、導入前は各勤怠の申請と打刻の管理が別々のシステムとなっており、給与データはExcelで管理してインポート、給与明細が紙、会計の連携が手入力で、従業員の経費申請は紙ごとにExcelにまとめて会計ソフトに入力と、かなりアナログの管理をしていたが、一気にバックオフィスを変えたことで、前述のような効率化がかなった。