年末調整における労務担当者の疲労要因の73％を占める従業員とのやり取りを削減—SmartHR

　SmartHRは、同社のクラウドバックオフィスシステム「SmartHR」において、令和8年度税制改正に対応した「2026年版 年末調整」機能を10月上旬から提供すると発表。併せて、提出書類の不備確認や繰り返される問い合わせ対応、未提出者への督促など、タスクとして認識されにくい担当者と従業員の間のコミュニケーション、すなわち"名もなき業務"を解消する従業員ポータルの新機能群を、9月より順次提供する。

　SmartHRが2025年12月に実施した調査によれば、年末調整の負担要因のうち「システムへのデータ入力・転記作業」や「計算作業」など従来システム化が進む手作業は全体の15％にとどまる一方、全体の73％が「提出書類の不備確認・修正依頼」「未提出者の督促・リマインド」「従業員からの問い合わせ対応」「何が分からないのか分からない従業員への説明」など、担当者と従業員のやり取りに起因する“名もなき業務”であることが明らかになった。

　こうした“名もなき業務”による業務フローの停滞は、主に次の3点で発生しているという。

• 案内や配布物が従業員に届かない
• 類似の疑問・問い合わせが担当者向けに頻発する
• 不備・修正依頼の個別のやり取りが積み重なる

　これらの課題に対応し、SmartHRは従業員ポータルの機能拡充により、年末調整作業の効率化と担当者の負担軽減を図る。

　“名もなき業務”解消する新機能の主な特徴は以下の4点。

1. 周知の自動化：「お知らせ」自動リマインド（提供中）

   「お知らせ」機能では、会社からの通知を従業員へ一斉配信し、未読者のみに自動再通知が行われる。これにより担当者が個別にリマインドする必要がなくなり、提出漏れ対応などの工数削減が可能となる。

2. 問い合わせ即時解決：「AIアシスタント」×「メッセージ機能」の連携（2026年9月以降に提供開始予定）

   「AIアシスタント」は、就業規則や社内規程などに基づき24時間365日、自動で従業員の問い合わせに対応する。AIだけで解決できない質問は内容を要約し「メッセージ機能」で担当者へ引き継がれる。従業員は窓口を探す手間なく個別相談が可能となり、担当者も会話履歴を元にスムーズに対応できる。

3. 個別やり取りの効率化：「メッセージ機能」定型文の管理（2026年9月以降に提供開始予定）

   定型文管理機能により、提出書類の不備確認や修正依頼など繰り返し発生するやり取りを、登録済みの定型文から簡単に送信できる。これにより、負担要因として上位を占める不備確認・修正依頼の工数を削減する。

4. 事前準備機能：スマートフォン向けアプリ「インストール促進ダッシュボード」（2026年9月以降に提供開始予定）

   担当者はダッシュボードで従業員のアプリインストール状況を把握でき、インストール促進のアクションが可能となる。従業員はスマートフォンから通知をプッシュ受信でき、情報の確実な到達を支援する。

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