「オフィスステーション年末調整」で所要時間を1/3に
バックオフィス業務の年中行事といえば、やはり年末調整だろう。年末調整は毎年大きな工数が発生することが多いが、「オフィスステーション年末調整」を利用すれば、それらを全てオンラインで行えるため、書類を手渡しする必要も郵送する必要もない。
池邉氏は、紙で年末調整などを行なう難点として、管理者側では「申告書の印刷・配布」や「問い合わせ対応」など、従業員側としては「どこを書けばよいか分からない」「記入・捺印が必要」などを挙げた。さらには、大きな税制改正が行われていたことを紹介。中でも、「給与所得控除の見直し」や「扶養親族等の合計所得金額要件の見直し」などは影響が大きく、書き方例を作成する手間やチェック業務によるやり取りの増加が懸念される。
国税庁も「マイナポータル」と連携して申告ができるソフトウェアを用意している。無料で仕えるメリットはあるものの、“マイナポータル”を利用するために従業員がすべきこともなかなか煩雑なものがある。特に従業員により、紙とWebの提出が混在する可能性が高いが、本来は「足並みをそろえること」が重要だという。
さらに、池邉氏は「税制が変わると申告書のレイアウトが変わる、そうすると質問と不備が増える、そうすると管理者の手が止まってしまうということになる。となると、従業員への難易度が変わらないということが重要になる」と指摘。また、コロナ禍のさなか、「紙は除菌できない。用紙が送られてクラスター発生などはしゃれにならない」と、コストや手間以外の紙の行き来によるリスクを強調した。
こうした情報をスムーズに集める手法として、オフィスステーション年末調整が有効だという。その際たる特徴が「紙を一切配らないこと」だ。「はい」か「いいえ」で答えるアンケート方式になっており、申告書の捺印も不要。年収を入れれば所得を自動計算するなど、便利な機能も多数入っている。
また、生命保険料控除用の書類も写真を撮ってアップロードしてもらえば、原本を待たずしてチェックできる。従業員画面では必要資料添付台帳をダウンロードできるようになっており、当該項目をチェックした後に原本を貼り付けして提出してもらう。
他にも、昨年のデータのリサイクルで入力の手間を省くほか、前年データとの相違がある項目を目立たせるなど、管理の負担も減らす仕掛けも凝らされている。データチェックが終われば、PDF形式でもCSV形式でも必要に応じて一括ファイル出力を行える。
CSVファイルで出力できる理由として、池邉氏は「あくまでオフィスステーションで行うのはデータの収集およびチェックまで。年末調整の最終工程になる税額計算は、給与ソフトなどに流し込んで行う必要があるが、どの給与ソフトでも対応しているのがCSV形式」と語る。つまり、CSVファイルで出力できれば、税額計算のために給与ソフトを変えたりする必要がなくなるわけだ。
なお、オフィスステーション年末調整には源泉徴収票の機能もあり、給与ソフトで固まったデータを再度取り込めば、自身のマイページでチェックすることができる。
池邉氏は「オフィスステーションによって、税制改定を調べる手間もなければ、紙を配る必要もない。マイページを発行するだけで正しい情報を得られるようになり、導入企業で平均して所要時間が3分の1になるほど業務効率化が進んだという報告がある。ぜひ、まだ2020年分も間に合うので、ぜひとも試してみてほしい」と語った。
なお、同社では給与明細のペーパーレス化を図れる「オフィスステーションWeb給与明細」も提供している。同サービスでは、給与ソフトからCSV出力したデータを登録すると、給与明細をブラウザー上で閲覧できるようにしたり、PDFファイルで配信したりできる。給与明細の作成も基本的には名称をカスタマイズするだけでよい一方、レイアウトについての自由度は高い。従業員によって支給時期が異なっていても、配信グループを変えられるので問題なく配信できる。紙を希望している場合は、自身で印刷するという仕組みだ。
最後に、池邉氏はシステムを導入する際の注意点として、「パッケージ型サービス」と「アラカルト型サービス」の違いを説明。「パッケージ型では使わない機能も購入することになり、従業員単価が高くなる傾向にある」と重複するリスクが高くなることを強調、改めて使いたい機能を選んで購入できるアラカルト型のメリットを訴求した。
池邉氏は、「たとえば、10月から年末調整の最適化、3月に向けて新入社員への入社対応といったように、自社ならではの改革ストーリーを思い描いてほしい」と語り、「『従業員からデータを取りたい』という課題感をお持ちの方は、オフィスステーションでクラウドを通じて取得する仕組みを考えてみてはいかがだろうか」と訴え、セッションを終えた。
