ペーパーレス化は待ったなし！ 「オフィスステーション」なら業務効率化も必要なところから着手できる

自社にとって“ITを活用して”業務効率化を図るべき領域はどこか

　1990年にバックオフィスに特化したコンサルティング会社として設立されたエフアンドエム。個人から小規模事業者、中小企業とさまざまな企業や法人の管理部門をサポートする中で、必然的に接点が多かった税理士や公認会計士など士業に特化した支援事業を展開するようになった。現在は「管理部門から利益を生み出す」のコンセプトに、財務・総務・人事・労務といった管理部門、いわば会社の基礎となる部門に対するコンサルティングを行っている。

　2016年にはクラウド人事労務システム「オフィスステーションシリーズ」をリリースし、着実に利用顧客を増やしている。「手続き業務に追われる士業の先生をITで支援したいとの思いから士業向け『オフィスステーション』を立ち上げ、後に人事労務担当者向けの要請があって企業版を立ち上げた」と池邉氏は経緯を語る。現在は、労務・Web給与明細、年末調整、有休管理など機能別のラインナップがそろう。

　同シリーズの大きな特徴として、必要な機能だけを選択して利用できる点がある。この点について池邉氏は「企業によって、すでにシステムが入っている部分や、効率化を希望する部分が異なるため、必要に応じてコストを抑えつつ導入できる“アラカルト方式”にしている」と説明。その上で「企業自身が『自社にとってITを活用した業務効率化を“まず”図るべき領域はどこか』を考えることが重要だ。そのゴールに至るヒントを提供したい」と意図するところを明かした。

コロナによって変わる社会と働き方、求められるバックオフィス業務の改革

　近年、私たちを取り巻く環境を劇的に変えたものに、コロナウイルスの蔓延がある。働き方改革法案の可決を受け、それ以前からテレワークも含めた働き方改革に着手してきた企業も多かったと思われるが、これほどまでに強制力をもって変化したのはコロナ以降といえるだろう。

　池邉氏は内閣府の資料を引用しながら、経済・生活として「サプライチェーンの強靭化」や「東京一極集中の是正」、働き方については「押印の見直し」や「テレワークの推進」、教育や行政、医療、防災でもオンライン化が進んでいることを紹介した。さらに、コロナ禍で奈良市役所で一部の窓口業務が停止されたり、大阪・梅田のハローワークが閉鎖されたりしたことを挙げ、「これらは異例とはいえ、今後は国や地方など行政窓口での提出業務は電子化される見通しだ。今後また何かが起きて他行政の窓口対応が難しくなったり、時間短縮されたりした場合に備えて、オンラインでの申請や請求ができる環境を整えておく必要がある」と指摘した。

　さらに、今年4月に行われたITRの「コロナ禍の企業IT動向に関する影響調査」のアンケート結果を紹介。企業のコロナ禍対策の上位は、「テレワーク制度の導入」「リモートアクセス環境の新規・追加導入」「コミュニケーションツールの新規・追加導入」というように、テレワークやコミュニケーションに関連したものだった。また、紙を伴う手続きに対する関心についてのアンケートでは、PCやモバイル、ネットワークなどデジタル周りの増強に加え、社内取引文書・社内文書の電子化対象の拡大など、全体的に「文書の電子化対象を拡大すること」について関心が高っていることも示された。池邉氏は「遠隔・非対面での手続きへの対応が求められ、新しいコミュニケーションとペーパーレスへの関心が高まっていることの現れ」と分析した。

　それらのうち、バックオフィスが抱える文書の電子化対象に社内文書がある。とかく紙が多く、制度対応が必要でチェックも多い。バックオフィス業務を年表に起こしてみると通年の給与計算のほか、年末調整や3〜4月で新入社員の受け入れなどイベントが多い。池邉氏は「一つひとつ効率化を図れば、1年後には全体最適化がかなう。特に、これからのシーズンは年末調整という全社業務があり、改革のチャンスともいえる。そうした視点から、ぜひとも『自社が解決すべき課題』を改めて考えてほしい」と語った。