6社の事例で見るSmartHRを活用した業務効率化
それは、まずは従来の業務を効率化して、新しい取り組みのための時間を捻出するのである。次に、SmartHRを導入して業務の効率化を実現した企業事例を紹介していく。
事例1：アイリスオーヤマ（製造業・メーカー／従業員数5000名〜）
毎年、多くの新卒社員を採用する中で、紙による入社手続き対応が困難な状況であった。SmartHRを導入後の2022年には、過去最多の757名の新卒社員を採用。入退社手続きをシステム化したことで、期限内に対応が完了しただけでなく、機微な情報を扱う際のリスク抑制にも効果があった。
伊藤氏によると、SmartHRの導入企業に取ったアンケートにて、じつに50種類以上の書類をSmartHRでペーパーレス化していることが分かったという。
また、従業員はスマートフォンでアンケートに答えるだけで自動的に書類が生成されることから、1000名規模の企業で年末調整にSmartHRを使うと、1971時間から264時間と、業務時間は87％もの削減が想定されると伊藤氏は胸を張った。
事例2：ライオン（製造業・メーカー／従業員数7452名）
従来、年末調整の際には全国にある事業所の従業員から膨大な量の書類を受け取り、10月ごろから年末にかけて処理していた。しかし、SmartHR導入後は、年末調整にかかる工数が約半分に短縮。時間や場所にとらわれない業務環境を構築できた。
事例3：クルーズ（IT・インターネット／従業員数165名）
自社開発したシステムによるバックオフィスのペーパーレス化を実現していたが、システムの保守負担の増加に課題を感じていた。そこでSmartHRを導入。労務から人事評価まで一元管理できるようにしたところ、従業員からの人事評価の問い合わせが月20件から0件に減少。グループ会社は、各社に合った個別の人事評価フォーマットで運用できるようになった。
ここで伊藤氏は、ペーパーレス化の副産物として、情報がデジタル化され、正確かつ最新の人事データを1ヵ所に集約できると述べた。日常的な人事労務業務を行いながら、経営戦略や人事戦略に必要な情報がデジタルデータとして自然に集まってくるのである。このデータは更新され続けるため、確認・分析したいときに、タレントマネジメントにすぐ活用できる。
ここからは、集めた人事データをもとに新しい取り組みを行った企業の事例を見ていこう。
事例4：ツマミナ（飲食／従業員数600〜700名（アルバイト含む））
福岡市内を中心に20店舗超の飲食店を展開しているツマミナ。年間3〜4店舗を新規出展していることから、新入社員がどんどん増えており、現場と本部で社員マスターが同期されない課題を抱えていた。また、店舗の業態もバリエーションが増える中、求める人材像も多様化してきたことから、SmartHRを導入。エンゲージメントサーベイのデータを人員配置や採用に活かしているほか、1on1の面談にも有効に活用している。
事例5：ウェルカム（卸売り・小売り／従業員数1957名）
DEAN & DELUCAなどを展開しているウェルカムでは、SmartHRによる人事労務業務のペーパーレス化で入退社手続きにかかっていた時間を約10分の1に短縮。また、分析レポート機能を活用して、アルバイトの定着状況を分析。各店舗の課題を的確に把握・対処している。
事例6：すかいらーくホールディングス（飲食・宿泊／従業員数5000名〜）
入社時にSmartHRのスマートフォンアプリの利用を促し、プッシュ通知で人財本部からのお知らせに気づきやすい環境を構築。SmartHRの導入後、社内アンケートの回答率が5％から70％へと大幅に上昇した。店舗責任者や従業員が、店舗業務に集中できる環境づくりに寄与している
他にもSmartHRは、その操作性の高さによって、創業143年、工場の平均年齢67歳の老舗グループで導入されているなど、企業の業種・業態、規模を問わず、6万社以上の企業に登録されている。「タレントマネジメントシステムを導入したが、社員が入力してくれない」という悩みはよくあるが、SmartHRはブラウザだけでなくスマートフォンアプリでも活用できることから、メールアドレスを持っていなかったり、メールを見なかったりする従業員へもプッシュ通知を飛ばして入力を促せる。
また、SmartHRのエンゲージメントサーベイ機能では豊富なテンプレートが用意されており、組織改善や人事開発などに活かせる社内アンケートをかんたんに作成できる。このテンプレートは慶應義塾大学の山本勲教授と共同開発しており、「信頼性の高い質問によって従業員の本音をキャッチできる」と好評だという。
ハラスメントサーベイやテレワークサーベイで就労環境の問題を調査する、キャリアサーベイで従業員の意思を把握して人員配置に活用する、退職サーベイで退職理由を調査して組織改善に活かすなど、サーベイの活用シーンは多い。データをもとに施策を実施することで、従業員エンゲージメントの向上に役立つだろう。
「今回紹介した機能は、SmartHRの一部に過ぎません。他にも、労務管理、人事データベース、タレントマネジメントを軸としたさまざま機能があるため、興味のある方はぜひお気軽にお問い合わせください」と語り、伊藤氏はセッションを締めくくった。
