多様な従業員の活躍と納得感を支える「人事データ」の重要性
——企業において、人事データを用いた分析・意思決定の重要性が高まっています。その背景はなんでしょうか。
1つは、人材不足の課題です。
採用が難しくなっている昨今、企業には従業員に長く働いてもらいたいという基本的な考え方があります。そのためには、会社は就業環境を整え、個人のキャリアや人生の目標をかなえるサポーターであるべきです。また、人材に活躍し続けてもらうために、適切なポジションを提供したり、成長するための学びの場を提供したりすることも会社の役割です。
つまり、今いる人材を大切にするための環境を整えるために、人材データの活用は必須といえるでしょう。
冨永 健（とみなが けん）氏
jinjer株式会社 代表取締役社長 CEO
シスコシステムズで⼤⼿企業向け営業と組織マネジメントを担った後、アマゾンウェブサービスで営業責任者として⽇本のクラウドマイグレーションの加速に貢献。その後、株式会社Zendeskの社⻑としてカスタマーエクスペリエンス基盤の普及とオペレーション改善を主導し、国内市場でのプレゼンス拡⼤に寄与した。現在は、HR SaaS企業 jinjerの代表取締役社⻑ CEOとして、これまで培ったグローバルビジネスの経験を基盤に、戦略策定、M&A‧組織再編、業務オペレーションの効率化に取り組み、jinjerの持続的成⻑をリードしている。
もう1つの背景は、従業員の価値観の多様化です。
昔は「モーレツ社員」のような、会社のために仕事に打ち込み、出世を目指すというライフコースが一般的でした。一方で現代では、プライベートの時間を大切にする従業員、いずれは地元に戻って別の仕事をしたい従業員など、さまざまな価値観やライフプランがあります。従業員は、仕事をするその瞬間は同じ職場に集まっていても、異なる人生の目標を持っています。
多様な従業員が納得する組織構造や評価制度をつくるには、組織の状態を「見える化」することが不可欠です。施策や戦略の根拠をデータで示すことで、従業員全体の納得感が高まります。データを用いることで、「今こういう状況だから、こういう打ち手を打つ」という合意形成が可能になります。
現代は、カリスマ経営者が「自分はこう思う」と主張するだけで、従業員がついてくる時代ではありません。たとえ経営者の直感が合っていても、それを裏付けるデータが可視化されていることが重要。そんな直感に根拠を与えるのが人事データだといえるでしょう。
従業員の最新状況を正確に把握できていないと困ること
——では、人事データを活用することで、人事の業務にはどのようなメリットがもたらされるのでしょうか。
たとえば、新しい支社をつくるときを考えてみましょう。従業員のリストから支社長の候補者を探して声をかけます。
支社長の経験があって、適任だと思った人に声をかけてみると、「昨年別の支社から転勤したばかりで、2年連続の転勤ですか？」「子どもが生まれたばかりなので、難しいです」といった返答が返ってくる……。そんなふうに人材配置に困ったことのある企業は多いのではないでしょうか。
このとき、過去の評価からエンゲージメントサーベイ、勤怠状況、扶養家族の有無、健康状態まで、すべてをしっかりと把握できていれば、声をかける前に条件で絞り込んで、適任の人材を見つけられるはずです。
また、経営層から「支社長の候補者を検討したいから、参考データをまとめておいて」と依頼される場合もあります。数日かけて、さまざまなシステムに散らばっている人事情報を集め、結果的にExcelの手作業でデータを提出せざるを得ない、といった非効率な作業に追われる人事もいるかもしれません。
これも、日ごろから1つのシステムで人事データを管理していれば、経営層へのレポート作業も時間をかけずに済みます。経営者自身が人事データが集まるシステムにアクセスして、候補者を探せばよいのです。
ただし、これらを実現するためには、単に人事データをまとめればよいというわけではありません。「正しい人事データ」の蓄積が必要です。
1つでも欠けたらNG！正しい人事データの「5つの要素」とは
——正しい人事データとは、どのようなデータでしょうか。
「正確性」「網羅性」「一貫性」「最新性」「適法性」という5つの要素を備えているデータのことです。これらはすべて重要で、1つでも欠けてしまうと、現場での活用は困難になります。
——なるほど。5つの要素について詳しく教えてください。
正確性とは誤りのない情報。たとえば、私の名字「冨永」は「富永」とよく間違えられますが、そういったミスなく「冨永」と登録されていることが重要です。
また、網羅性とは、情報の過不足がない状態のことです。
一貫性とは、統一されたフォーマットで情報が管理されていること。フリガナの有無や住所の書き方など、労務データでも評価データでも同じ形式で登録されている必要があります。
さらに、異動や扶養の有無などの情報がリアルタイムで分かる最新性も重要です。
最後の適法性は、労基法に基づいて勤務時間や給与などが管理されているか、といった法律に従った情報です。
多くの企業の人事データは、この5つの要素がそろっていないがゆえに、組織の状態やその原因が分からないまま間違った人事施策を打ったり、データの集約作業に余計な手間がかかっていたりするのです。
時間や手間のかかる状態を当たり前だと思っていないか？
——なぜ5つの要素がそろっていないのでしょうか。
データが1ヵ所に集約されていないことが、大きな要因です。
多くの企業が、勤怠やエンゲージメントサーベイ、人事評価など業務ごとにシステムを導入しています。当社の調べでは、企業は平均5つの人事システムを利用していることが分かりました。そして、それぞれのシステムにデータがバラバラに存在しています。
そして、データが分散している状態を“当たり前”だと感じているため、不便だとはなかなか気づかないのです。
——たしかに。バラバラに存在するデータを、時間や手間をかけることでなんとか対応してきた企業は多そうです。
約1000人規模までの組織であれば、従業員の情報・状況が頭に入っている「スーパー人事本部長」がいて、その人の脳内で分析・判断できていたケースも多いですね。
しかし、先述のとおり、個人の生活やキャリアの目的は多様化しています。また企業の規模が大きくなれば、「課長職の女性比率」「産休・育休中の社員数」といった正確な数値までは覚えていられないでしょう。
このことからも、従業員の情報を的確に把握したうえで横断的に分析し、企業の戦略に活かすためには、まず正しい人事データをそろえることが必須なのです。
——では、5つの要素をそろえるためには、どのようにデータを管理すればよいのでしょうか。
1つのプラットフォームでデータを管理することでしょう。
正確性と適法性は情報を登録する際に気を付ける必要がありますが、残りの3つは、1つのプラットフォームで管理していれば自然と満たせる要素です。1つのプラットフォームで管理することで、「このシステムではAの表記だけれど、別のシステムではBの表記」といったデータのばらつきがなくなります。
jinjerが提供するクラウド型人事労務システム「ジンジャー」は、統合型人事データベースを備えています。これにより、5つの要素を網羅した正しい人事データを蓄積することが可能です。
「ワンデータベース」思想だから、確実なデータ蓄積と心地よい体験が実現
——正しい人事データを蓄積するのに、ジンジャーが最適な理由を教えてください。
最も大きな理由は、「ワンデータベースを想定して創業している」ことです。
弊社は一見、業務特化型のソリューションのプロダクトが対応できる業務を広げてきたように思えるかもしれません。しかし、私たちは創業当初からワンデータベースかつ、人事領域の業務を網羅したフルラインナップを想定してサービスを提供してきました。
1つのデータベースがコアにあることによって、従業員の基本情報や勤怠の履歴、エンゲージメントサーベイの結果といったデータを分散させず、正確性、網羅性、一貫性が保証された正しい人事データを確実に蓄積できます。
また、ワンデータベースの思想で設計された当製品は、操作性が一貫しています。経営層や人事担当者だけでなく、エンドユーザーである従業員にとっても心地よい体験であることで、適切にメンテナンスされ、最新性や適法性の担保にもつながるのです。
手動のデータ更新作業を削減した企業も！ジンジャーとつくる「これからの当たり前」
——それでは、正しい人事データを活用して成果を上げている企業の事例を教えてください。
当社製品を導入いただいている人材サービス企業では、もともと勤怠管理やタレントマネジメントのシステムを機能ごとに5つ利用されていました。それらをAPIでつなげて人事データを管理されていたのですが、システムごとに入力フォーマットが異なるので情報にぶれが出てしまいます。1つのシステムで情報を更新すると、他の4つのシステムを手動で同期しなければならず、手間が大きい運用になっていました。
クラウド型のシステムに統一して導入したものの、そのシステムはAPI連携でデータをつなぐ仕組みだったため、手作業によるデータの同期や、同期できない管理項目（組織単位の追加など）を都度設定する必要がありました。 当社では、組織単位の併合・新設等が流動的におこなわれるため、人事異動や昇進昇格、身上変更などが月20件ほど発生します。それらが発生するたびに、計5つのデータベースを手動で同期させるのは骨の折れる作業でした。 （ジンジャー導入事例記事より）
そこで、当社のジンジャーを導入して1つのプラットフォームにデータを移行。一貫したデータ管理が実現したことで、毎回データを更新する手間が削減し、リアルタイムで最新の情報を保持できるようになりました。
——最後に、貴社は新しいミッションとして『人事の「これからの当たり前」をつくり、お客様とともに進化する』を掲げています。この言葉に込められた想いを教えてください。
私たちはSaaSベンダーです。導入してもらって終わりではなく、そこからが本番。お客様に当社のシステムを使いこなしてもらい、価値を享受してもらうことが大事です。
先述のとおり、多くの企業はデータがバラバラに蓄積されている状況を当然だと考えていて、その課題に気づいていません。「これまでの当たり前」が変わっていないということですね。
私たちはそんな「これまでの当たり前」を打破して、「これからの当たり前」をつくっていきたいと考えています。しかし、ベンダーとして方向は提示しつつも、一方的に教えるような関係性にはなりたくありません。
お客様自身にこれまでの当たり前への違和感に気づいてもらいながら、これからの当たり前をともにつくっていきたいのです。
