Web面接ツールの導入で失敗しないためには
Web面接を実施するために専用ツールを導入しても、失敗するケースがあります。ここではよくある失敗例とそれへの対策を紹介していきます。
失敗例1：ツールの使い方を知らない面接官がいる
面接官をお願いした社員がWeb面接ツールの使い方を知らず、直前になってレクチャーが必要になった。
対 策
説明書を配布したり説明会を開催したりして、事前の準備を怠らないようにしましょう。
Web面接ツールを使って面接をするためには、面接官を担当する社員全員にその使い方を習得してもらうことは必須です。利用説明書を作成・配布し、面接官に対して利用説明会を開催するなどしている企業もあります。また、有償のWeb面接ツールの多くにはよくある質問をまとめたヘルプページがあるので、社員が簡単に検索できるよう、社内ポータルや社内コミュニケーションツールなどにリンクを掲載しておくとよいでしょう。社内レクチャーの相談に乗ってくれたりサポートしてくれたりするツールベンダーもあります。
失敗例2：トラブル発生時に対応できない
突然のトラブルに対応できる社員がおらず、せっかくの採用機会を無駄にしてしまった。
対 策
トラブルが起きたときの対応方針をあらかじめ決めておきましょう。
Web面接では、「突然接続が切れてしまった」なんてことが、どのツールでも起こり得ます。「応募者に電話して再度入り直してもらう」「それでも接続が難しければ日程を再調整する」など想定できるトラブルに対しての対応をあらかじめ決めておくことが重要です。また、初めて導入したときには、想定外のトラブルに見舞われる恐れがあります。ツールのサポート窓口があれば、利用に際して備えておきたいことなどを事前に確認すると安心です。ツールを選定する段階で、トラブル発生時に企業向けと応募者向け両方のサポート窓口があるかどうか、チェックしておくのもお勧めです。
失敗例3：社内推進の責任者の不在
Web面接ツールを導入したものの利用がうまく進まず、結局活用できていない。
対 策
社内で最低1名の利用推進役を立てましょう。
新しいものを社内に浸透させるにはしばしば時間がかかります。最悪の場合、浸透せずに使われなくなってしまいます。そのため、Web面接ツールを導入する際も、率先して利用推進役を決めておくことが重要です。Web面接についての情報も収集してもらい、「Web面接といえばこの人！」と言われるくらいになってもらうとよいでしょう。有償ツールの場合、ユーザー企業ごとに営業担当者がつきますので、その人を巻き込むと推進活動がよりスムーズに進められます。
失敗例4：導入目的の共有が不十分
Web面接ツールを導入したものの、正しく使ってくれない面接官がいる。
対 策
導入にあたっては面接官と利用目的を共有しましょう。
Web面接ツールの導入にあたっては、面接官に利用目的をきちんと伝えることが必要です。例えば、ある企業では、面接の実施状況をいつでも確認できるようにしたいと考えて、Web面接ツールを導入しました。しかし、それを面接官に伝えていなかったため、その時々の都合で他のツールや電話などで面接を実施されてしまい、導入目的である実施状況の確認が達成できませんでした。すべての面接官に目的を共有し、そのツールを利用する意味をしっかり理解してもらって、ツールを最大限に活用しましょう。
