HERPは、採用に特化したプライバシーポリシー規定のひな形「オープン採用ポリシー」を無償で公開した。
従来の一般的なプライバシーポリシーは、採用に関する利用目的が「採用活動のためにのみ利用します」といった表現にとどめられ、ほとんどが短期間の保持・利用を想定しているものとなっている。
オープン採用ポリシーは、個人情報の取り扱いに関するリーガルリスクを最小化しながら、長期目線での採用活動に必要な項目を包含し、候補者にも配慮してデザインされている。「取得する個人情報の項目」「利用目的」と、その情報を利用することの「候補者目線でのメリット」をシンプルに明示しており、候補者本人が提供する情報に対してそれぞれの取り扱いを選択できることも明示している。
同社はオープン採用ポリシーの公開を通じて、企業と候補者それぞれが潜在的に抱える次の課題を解決したいと述べている。
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企業
- 個人情報の取り扱い規定の理解が不十分で、取得した個人情報を、どのような形であれば採用成果につながるアクションに利用できるのか分からない
- 理解が不足したまま個人情報を取り扱うため、気づかないうちに法令違反や不適切な利用を招くリスクを抱えてしまっている
- 上記リスクを意識するあまり、プライバシーポリシーを目立たないように運用することで、結果として候補者との信頼関係を構築できずに、マッチング機会を逃している
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候補者
- 自身の個人情報がどのような利用目的で取得されているかを深く理解しておらず、自身の個人情報に対して主体的なコントロールができていない
- マッチング機会を就職・転職活動時のみに限定的に考えており、企業との関係が長期化することにより生まれポストやジョブへのマッチング機会を逃してしまっている
企業はこのポリシーを自社サイトの公表事項として追加したり、情報取得時の通知事項として追加したりなど、目的やニーズに合わせて利用できる。また、部分活用や適宜修正して自社の方針に合わせて利用することも可能だという。
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