「COMPANY 雇用手続管理」は、入社予定者との雇用契約手続きや各種提出物の収集など、雇用手続きに関わる業務を支援するクラウドサービス。スマートフォンやタブレット端末などを介して、オンライン上で入社予定者とのやり取りを行い、入社予定者より収集した情報を社員情報としてERP「COMPANY」に自動連携することにより、雇用手続き業務を効率化できる。
現在、日本の非正規雇用者数は増加傾向にある一方、非正規雇用者は正規雇用者と比べて離職率が高い傾向もある。そのため、非正規雇用者が多い企業においては、雇用者による入社・退社の出入りが発生しやすく、雇用手続き業務が増えてしまう。煩雑な雇用手続き業務は管理部門や現場部門の工数を圧迫するだけでなく、新規雇用者の迅速な稼働を阻害するなど、企業の営業活動を停滞させるリスクがある。COMPANY 雇用手続管理はこの課題を解決するため、雇用手続き業務を効率化し、企業の営業活動と働き方の多様化を促進する。
具体的には、次のように課題を解決する。
●入社予定者からの情報収集をペーパーレス化
紙で行う雇用手続き業務は書類作成、印刷、押印、郵送といった無駄が多く、雇用契約・雇用手続き完了までのサイクルタイムを長くしていた。また、小売業・サービス業などを中心に、これらの業務の一部を現場で担っていることも多く、店舗などの営業現場の生産性の阻害要因ともなっている。
COMPANY 雇用手続管理では、入社手続きに必要な情報はマイページから入社予定者が直接入力するため、情報収集の手間を大きく削減できる。また、電子署名機能を実装しているため、入社予定者や法人による雇用契約書への押印も不要。人事および現場の担当者は、各種書類が提出されたタイミングですぐに内容確認に移ることができるため、業務間のタイムラグをなくし、新入社員の迅速な稼働を実現できる。
参考：入社時に収集すべき書類の例
・雇用契約書 ・扶養控除等申告書
・入社誓約書 ・個人情報
・身元保証書 ・住所情報
・住民票記載事項証明書（住民票の写し）
・家族情報 ・（前職の）源泉徴収票
・振込口座情報
●大手企業の大量かつ複雑な雇用手続きを効率化
毎月多くの入退社が発生する大手企業では、自ずと雇用手続き業務が大量かつ複雑になりがちである。しかし、会社、職種、店舗などの属性の違いにより雇用契約書のフォーマットが異なる、誓約書の種類が増える、提出すべき書類が変わるといった事象が発生するため、業務の単純なオンライン化では効率化を実現できない。
COMPANY 雇用手続管理は、必要な書類を属性に応じて自動判別する機能や、多くの入社予定者を想定したグルーピング機能、大量の雇用手続きも漏れなく処理できる自動督促機能などを提供し、大量かつ複雑な業務においても効率化を実現する。
●人事管理システムへの登録作業を自動化
入社予定者から紙で集めた情報は人事管理・給与計算システムに登録する必要があるが、入力時に誤りがないようにダブルチェックする、提出された家族情報などを計算に利用できるようにコード化するといった多くの手間が発生する。
COMPANY 雇用手続管理では、これらの手間をなくすために、人事システムへの連携用データを作成できる。また、利用している人事管理・給与計算システムが「COMPANY 人事・給与」であれば、雇用発令や個人情報機能へのシームレスに連携する。
