“常に最新”であることで変化に対応、“つながる力”で全社のデータ連携を可能に
そもそもクラウド自体のメリットといえば、まずバージョンアップや機能追加が迅速なことだろう。マネーフォワード クラウドで提供しているサービス「マネーフォワード クラウド会計」では、コロナ禍の最中、緊急で実装した機能もあるという。たとえば、持続化給付金の受給可否を自動的に判定する機能もその1つ。また、同じくマネーフォワード クラウドで提供しているサービス「マネーフォワード クラウド給与」側でも、雇用調整助成金の申請をサポートする機能が実装された。
山川氏は「災害やコロナ禍のようなことが今後絶対にないとは言い切れず、万一の際や大きな変化に対応するためにも、迅速なバージョンアップや機能追加ができるクラウド化が望ましい」と強調した。
そしてもう一つ、システム同士で“つながりやすい”こともクラウドシステムのメリットだ。マネーフォワード クラウドも業務や人をつなぎ、HRzine Dayの参加企業の多くのクラウドシステムとも簡単に情報連携が可能だという。たとえば、マネーフォワード クラウド会計を中心に、購買や支払い請求など多く連携ができるようになっており、他社のクラウドシステムとも連携できる。
山川氏は「人事労務関連の方は、その範囲でシステムを見ているかもしれないが、ぜひ会社全体を見渡す視点に変えてみてほしい」と語り、バックオフィス関連のシステムが他の部門と連携する様子を紹介。「人事労務部門内での連携がまだできていないというかもしれないが、他の部門との連携も含めたシステム導入を併せて考えてほしい」と述べ、「業務の連携を構想するには、まず課題の棚卸しをしたり、業務の関連図を作成したり、可視化を行ったりすることが大切」と語った。
クラウドシステムで業務と人をつなぎ、ひと続きでの効率化を図る
業務や人を「つなげるシステム」が大事といっても、「業務1つだけをクラウド化しても……」という人もいるだろう。当然ながら業務は「作業のつながり」だ。たとえば、入退社の手続きに始まり、勤怠管理や給与計算、会計仕訳というように順に流れていく。その1つの給与計算だけをクラウド化したとしても、勤怠の集計や従業員情報などがExcelや紙になっていれば、「別のシステムに入力する作業が発生」「フォーマットが統一されずCSVを整えるのが手間」「勤怠や従業員情報の入力の整備が面倒」というように、工数が増える例も少なくない。
山川氏は「クラウドシステムをつなげ、業務で発生するデータを連携させることで、ある業務だけでなく、全体的な作業効率が上がる。部分的に導入する際でも、先々つなげられる設計思想のものを導入することが大切」と強調した。
業務連携のもう一つのカギが、クラウドによる「人」の連携だ。多くの人が関わる業務は想像以上に多い。たとえば、労務業務だけでも、社労士や労務担当者、従業員がそれぞれ順に作業をしなければ仕事が終わらない。しかし、オンプレミスのシステムを使っていると連携が難しく、従業員から書類を回収したり、給与明細を渡したり、物理的な紙を受け渡したりするのに加え、電話やメールもかなり煩雑なものになる。
そこで山川氏が提案するのは、クラウドシステムで「人」をつなぐことだ。たとえば、入退社管理から勤怠管理、年末調整、社会保険の手続までをスムーズに終えるためには、縦軸に業務、横軸に「人」をつないでいく。また、連携するシステム同士を導入すれば、勤怠管理、給与計算や年末調整、社会保険の書類作成、最後に社会保険の手続きまでが一括で連携し、効率化が図れるというわけだ。
