同社が挙げる、テレワークで働く社員をマネジメントする6つのポイントは次のとおり。
1. 部下の性格に応じて管理する
常に上司と連絡をとっていないと安心でないタイプの社員に対しては、自発と自立を促すことが必要。放置するということではなく、必要であれば支援を行い、一方的な依存関係ではなく、お互いのコミュニケーションを通じて意思疎通を図ることが大切である。
効果的な時間管理が苦手な社員や、上司と話し合う時間がなかなか取れない社員に対しては、時間管理の確認や、プランニングのサポート、さらには話し合いの時間を持つなど、テレワークの長期化に対応できるよう配慮する。
2. 適切なコミュニケーションツールの活用
テレワークでは、適切なツールを通して、効果的にコミュニケーションをとることが重要になる。SkypeやMicrosoft Teamsなどのビデオツールを活用すれば、お互いの顔を見ながらオープンにコミュニケーションすることが可能になる。特に、ツールをうまく使用できない社員に対しては、研修ツールや、個人指導などを活用して対応することが重要である。
3. ビジネスの目的を明確にし、共有する
オフィスから離れたテレワークの状況では、ビジネスの目標や目的を広い視野で考えることができなくなる場合がある。同僚から職場内の情報や貴重な参考意見を得る機会も減少する。チームのリーダーは、メンバー全員がビジネスの目的を共有し、理解できるよう対応する必要だ。このため、チームメンバー内や他のチーム、部門間でのコミュニケーションを可能な限り行うことが重要になる。また、チームのメンバーには、社内連絡が届いたら必ず内容を確認するよう奨励する。
4. 余裕を持ったコミュニケーションを
社員のモチベーションの低下を避けるためにも、会話の内容が仕事にばかり集中しないように注意することも大切である。オフィスで働いていた時のことを思い出してほしい。テレワーク中も、同様にコミュニケーションすればよい。ツールを最大限に活用し、手順をできるだけシンプルにした上で仕事を依頼しよう。工夫次第で楽しく仕事をすることができるはずだ。
5. 社員を信頼して仕事を任せる
テレワークに従事する社員が多い場合、細部に至るまで業務を管理することは不可能だ。このためテレワーク中は特に、社員を信頼して仕事を任せる姿勢が管理職に求められる。可能な範囲で責任を委ね、社員同士で仕事を進めさせてほしい。
6. スケジュールに配慮する
社員がゆとりを持てるようなスケジュール調整を行うことが重要。運動や買い物の時間が限られている現在の状況では、休憩を取るタイミングやその過ごし方、仕事の再開時間を従業員が自由に決定できるよう配慮することが求められる。期限を明確に設定する一方で、部下が自由にスケジュール調整できるよう可能な限り支援してほしい。
