パーソル総合研究所は、「オフボーディング（欠員発生時の組織的取組）に関する定量調査」の結果を発表した。
同調査では、オフボーディングにおける欠員発生時の業務の「アサイン」「引き継ぎ」「理解」に着目し、退職や育休・産休などで欠員が発生した際に組織内で何が起こるのかを明らかにして、欠員発生後の適切な対応方法を探ることを目的としている。
欠員が発生しても、77％が補充されない
欠員の補充状況について質問したところ、「なかった／しなかった」が47.4％、「募集しているが、できていない」が29.6％と、合わせて77.0％が欠員の補充がない状況であることが明らかになった。
欠員の実態
欠員発生有無による残業時間や精神的状態への影響を見た。欠員発生があると、後任と上司に共通して、残業時間が長く、バーンアウト傾向が高いことが分かった。また、後任の退職意向が高くなっている。
また、欠員発生後のリスク・トラブルの状況を見た。最も回答が集まったのは「他にも退職する人がいそうだ」で40.0％。次いで「必要な情報や資料が見当たらなかった」が33.7％と続いた。
業務の割り振り
欠員発生の際に、業務の割り振りについて「指示している」は77.6％。一方、「指示なし」の割合は22.4％となった。業務の割り振り指示の内容として最も多いのは、類似業務の担当者に引き継がせる「横滑り」で、これに部下の業務量を平準化する「均等割り」が続く。
欠員発生時の割り振り指示の特徴は、育成志向、平等志向、傾斜配分志向の3つに分けられる。育成志向は問題が発生しにくく、積極性や責任感が向上しやすいが、上司による業務の巻き取りがやや発生しやすいという。他方、平等志向は問題や上司による業務の巻き取りが発生しにくいが、積極性や責任感は向上しにくいとしている。
業務の引き継ぎ
退職・中長期休の取得の際に、前任が業務の引き継ぎを「行っている」は77.6％。5人のうち1人以上が、引き継ぎを行うことなく退職・中長期休の取得に至っている。
業務の理解
業務を引き継ぐ後任のおよそ半数にあたる47.1％が「引き継ぎ時間」に不足感を覚えている一方、前任は約3割にとどまった。引き継ぎ時間の不足感を後任の職種別に見ると、「商品開発・研究職」が最も高く、次いで「事務職」が続いた。
業務を引き継ぐ時間を確保しにくいチームには、空気を読むことが求められ、暗黙のルールが重視される「ハイコンテクスト文化」「トップダウン志向」「日常的に休みが取りにくい」という特徴があるという。
また、後任がチームメンバーと連携して引き継ぎ対応をすることで、引き継ぎ時間の不足感が軽減される。他方、その実施率はいずれも半数を下回った。
なお、調査の概要は次図のとおり。
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